Norma ISO 9001

El proceso de auditoría es un una tarea crítica y sistemática llevada a cabo por una persona o conjunto de personas no relacionadas con el objeto a analizar, y cuyo fin es el de emitir una opinión competente e independiente.

Por ello, la característica fundamental y necesaria para un auditor es la objetividad. Además, un buen profesional dedicado a la auditoría debe de combinar dicha objetividad con imparcialidad. Sólo actuando en base a estas propiedades lograremos buenos resultados.

Los auditores deben de reunir una serie de requisitos básicos en cuanto a nivel de formación y experiencia. El nivel o la marca de exigencia dependerá de la clase de auditoría frente a la que nos encontremos.

En cuanto a la propia formación del auditor, es requisito indispensable que este cuente con un curso de auditor interno ISO 9001 en su perfil profesional. Este curso le habrá proporcionado las competencias, conocimientos y habilidades necesarios para ejercer su función.

Dentro de una empresa podemos encontrar una persona que cumpla o desarrolle la función del auditor interno ISO 9001. En esta ocasión se tendrá más en cuenta la experiencia en la empresa y en el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 que la imparcialidad.

En estos casos es necesario y muy importante que se establezca un procedimiento en el cual se detalle la metodología de las auditorías internas, las competencias del personal y los requisitos básicos que debe reunir este auditor interno ISO 9001. Algunos ejemplos de estos requisitos son:

• Experiencia mínima de cinco años.
• Conocimientos técnicos de la empresa.
• Experiencia como observador en auditorías.
• Poseer formación avanzada en Sistemas de Gestión, lo que implica un curso auditor interno ISO 9001.

En el caso de las auditorías externas, las clausulas o requisitos son definidas por las instituciones encargadas de su certificación. Con frecuencia, las instituciones de certificación poseen los mismos requisitos, que suelen ser formación y experiencia en:

• Cuestiones técnicas operativas.
• Normativa aplicable a los productos.
• Procedimientos y técnicas de auditoría.
• Sistemas de Gestión de la Calidad.
• Determinado número, variable, de jornadas de auditoría bajo la supervisión de un auditor jefe en un periodo de tres años y al menos 20 jornadas de auditoría de tercera parte.

Los auditores de certificación deben evidenciar que reúnen los conocimientos concretos y específicos sobre la actividad que van a auditar. Cualquier auditor de certificación no está preparado o capacitado para auditar cualquier empresa, de forma que solo es competente para aquella serie de actividad que conoce en profundidad.

 

 

Características de actuación del auditor

En el curso auditor interno ISO 9001 se pueden alcanzar las características de actuación que se necesitan para desempeñar este papel.

Todo auditor debe cumplir con un conjunto de características que permiten que su trabajo sea eficaz. Estas características son:

• Capacidad de transmitir o expresar de forma clara, tanto oral como por escrito, diferentes ideas y conceptos.

El auditor debe contar con una gran capacidad de comunicación puesto que en auditoría las entrevistas personales ocupan un gran peso.

Para evitar malentendidos o confusiones, algo muy frecuente en las auditorías, es importante que el auditor cuente con una buena expresión en el momento de formular preguntas y respuestas.

La opinión emitida por el auditor es presentada en un informe. Este debe contener los elementos afectados. Por ello, es esencial que estén correctamente expresados y redactados. Es frecuente que con el transcurso del tiempo sea más difícil interpretar lo reflejado en el informe por el auditor, debido a esto es imprescindible que detalle su opinión de forma clara.

• Capacidad de escuchar.

La función del auditor no consiste en ser la persona más participativa en una auditoría, sino en lograr obtener toda la información posible motivando la participación de los interlocutores.

En el caso de las auditorías internas es mucho menos complejo conocer los aspectos más ocultos de la empresa. Sin embargo, en las auditorías externas se debe actuar con atención para evitar crear situaciones desagradables o incómodas.

• Capacidad de organización

El tiempo que se establece para cada auditoría debería ser suficiente para ello. Sin embargo suele ocurrir que este se queda corto. El auditor, necesitará más o menos tiempo del establecido dependiendo del conocimiento que tenga sobre la organización y su habilidad para detectar las debilidades de la misma, junto con la evaluación del Sistema de Gestión de Calidad.

• Veredicto acertado basado en evidencias objetivas

Como hemos señalado anteriormente, el auditor debe basarse en criterios objetivos, dejando a un lado cualquier tipo de suposición.

El objetivo fundamental de una auditoría es verificar el Sistema de Gestión de la Calidad mediante los criterios de auditoría y contrastar que sean unos criterios coherentes.

Puede ocurrir que en ocasiones el auditor tiene dificultades para conseguir evidencias. En estos casos lo más adecuado es señalarlo como una posibilidad de mejora.

Si no reúnes alguna de estas características es muy recomendable que realices un curso auditor interno ISO 9001.

 

Integrantes del equipo auditor

El equipo auditor debe estar formado por los siguientes integrantes:

• Auditor jefe, que desempeña funciones como:
  • Planificar y coordinar la auditoría
  • Actuar como portavoz del equipo auditor
  • Redactar el informe de auditoría
  • Comprobar que se lleven a cabo las acciones correctivas pertinentes

• Auditores en prácticas. Acuden a la auditoría como observadores para ser cualificados.

• Expertos técnicos. Contribuyen al proceso de auditoría con los conocimientos técnicos que poseen.

• Guías. Esta función es llevada a cabo por una persona de la organización y su labor consiste en conducir a los auditores durante el proceso de auditoría.

• Intérpretes. Las personas encargadas de esta tarea favorecen la comunicación entre el auditor y el auditado en el hipotético caso de que estos no hablen la misma lengua.

 

Curso auditor interno ISO 9001

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