Decreto

En el marco de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, que plantea la implantación de la gestión por resultados en la administración pública debe también adoptarse, de manera paulatina, la gestión por procesos en todas las entidades.

El objetivo siempre será que se brinden a los ciudadanos servicios de manera más eficiente y eficaz y se logren resultados que los beneficien. Para ello deberán priorizar aquellos procesos que sean más relevantes de acuerdo a la demanda ciudadana, a su Plan Estratégico, a sus competencias y los componentes de los programas presupuestales que tuvieran a su cargo, para luego poder organizarse en función a dichos procesos.

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Gestión por procesos

La optimización de los procesos de la cadena productiva y el alineamiento correspondiente de los procesos de soporte debe comenzar tomando las definiciones de la estrategia en relación con cuál es el bien o servicio que se tiene que producir y cuáles son las características o atributos de ese producto que más valora el ciudadano al cual está dirigido. Además se deben identificar todas y cada una de las operaciones necesarias para producir ese bien o servicio. Esto permite identificar y priorizar los procesos que agregan valor, de manera que no se trabaje sobre procesos innecesarios o irrelevantes.

Se deberán considerar además criterios como:

• El grado de contacto con el ciudadano, tanto si es presencial o virtual.
• La jerarquía de los procesos, macro-procesos, sub procesos y procedimientos.
• Los niveles de madurez de los procesos, proceso estable, flexible y adaptable.

Finalmente, tras haber analizado las operaciones individualmente, su secuencia y sus interrelaciones, se adopta el proceso tecnológico de producción que en conjunto y como un todo coherente resulte el más adecuado por su eficacia, eficiencia y transparencia en la creación de valor para el ciudadano.

En el caso de los procesos de soporte, la normativa de los Sistemas Administrativos debe ser considerada en el proceso de optimización. Debe buscarse una gestión lo más ágil posible dentro de las restricciones establecidas y promoviendo de manera proactiva su mejora. Sin embargo, se pueden identificar ventanas de oportunidad de mejora que no impliquen modificaciones normativas, sino un mejor uso de las herramientas disponibles.

Después de este proceso, las entidades podrán documentar con claridad la relación entre los insumos-procesos-productos-resultados e impactos de toda su “cadena de valor”. En los Manuales de Procedimientos (MAPROs) queda establecida la forma en la que la entidad transforma los insumos disponibles en aquellos productos que van a reportar mayor satisfacción del ciudadano. Este trabajo de optimización de procesos facilitará que las entidades estimen los costos unitarios de los productos y resultados ofrecidos al ciudadano.

 

Simplificación administrativa

En el desarrollo de la gestión por procesos es importante continuar con los esfuerzos relacionados a la simplificación administrativa. Pues ésta contribuye a mejorar la calidad, la eficiencia y la oportunidad de los procedimientos y servicios administrativos que la ciudadanía realiza ante la administración pública.

La simplificación administrativa tiene por finalidad la eliminación de obstáculos o costos innecesarios para la sociedad. Pues estos obstáculos generan un inadecuado funcionamiento de la Administración Pública.

 

Organización institucional

La determinación de objetivos claros y la asignación y uso eficiente de los recursos presupuestales del Decreto orientados a resultados, están relacionados y tienen que estar alineados con la manera como las entidades públicas se organizan. Es decir, una vez definidos los objetivos prioritarios de la entidad, deben identificarse los procesos relevantes. Y en función de ellos, la entidad debe organizarse de manera adecuada para lograr llevar adelante eficientemente esos procesos. Y, además, alcanzar los resultados esperados en la entrega de los bienes y servicios públicos de su responsabilidad.

El diseño organizacional de las entidades debe tomar en cuenta los siguientes elementos:

Existencia de estamentos básicos

• Alta dirección.
• Gerencias intermedias.
• Personal de análisis.
• Personal operativo.
• Personal del soporte administrativo.

Mecanismos de coordinación

• Comunicación.
• Niveles jerárquicos.
• Estandarización de procesos, productos, resultados, conocimiento, valores y normas de conducta.

Criterios de diseño

• Especialización del trabajo.
• Identificación de procesos de producción y procesos de soporte.
• Capacidades y competencias del personal.
• Agrupación de unidades.
• Tamaño de las unidades.
• Enlaces entre las unidades.
• Decisiones centralizadas y las descentralizadas.

Temas contingentes

• Capacidad de responder a los cambios en el entorno político, social y económico.
• Grupos de interés.
• Relaciones de coordinación y de dependencia institucional.
• Antigüedad de la institución.
• Tecnología.
• Relaciones de Poder.

 

Software Gestión de Procesos

Con el Software ISOTools Excellence se puede automatizar la Gestión por Procesos, también conocida como Business Process Management (BPM), centralizando todo en una sola herramienta. Asimismo, permite integrar varios sistemas de gestión basados en este enfoque de procesos.