Automatización

Los sistemas de gestión están diseñados para ser instrumentos que nos facilitan el trabajo diario, si estos se convierten en un inconveniente y nos dificultan el trabajo realizado en la organización, estas deberían de tomar las medidas oportunas.

Las organizaciones ven en la automatización de procesos la solución perfecta para  mejorar la eficiencia de sus sistemas de gestión. Es una opción adecuada para las organizaciones que ya poseen sistemas de gestión consolidados o para las que la implantación les supone una importante inversión económica.

Para conocer el estado de sus sistemas de gestión, usted podría dar respuesta a las preguntas que les proponemos a continuación y de este modo saber si sería necesario automatizar sus sistemas de gestión.

• ¿Piensa que dedica demasiado tiempo cumplimentando formatos?
• ¿Le supone una gran dedicación de tiempo tener actualizado el sistema de gestión?
• ¿Le resulta un gran esfuerzo encontrar documentación?
• ¿En el circuito de aprobación se ha dado algún caso en el que se haya perdido algún documento?
• ¿Le cuesta desarrollar un flujo de comunicación interno efectivo?
• ¿Es difícil difundir la política?
• ¿Tiene una fluidez adecuada la coordinación entre responsables?
• ¿Invierte demasiado tiempo en el control de la ejecución de las tareas?
• ¿Tiene dificultades para visualizar el estado general de su sistema de gestión?
• ¿Le dedica mucho tiempo en recopilar datos y analizar indicadores?
• ¿La medición de la satisfacción interna y externa es correcta?
• ¿Desearía tener un registro de cada documento: impresiones, descargas, modificaciones?
• ¿Tiene inconvenientes al intentar acceder a la documentación debido a la existencia de diferentes niveles jerárquicos y/o departamentales?
• ¿Se han encontrado NC por no poseer evidencias de que ha comunicado documentos?
• ¿Le resulta monótono realizar un listado de documentos en vigor?
• ¿Para usted es un inconveniente la gestión de la trazabilidad de la AC?
• ¿Has detectado en varias ocasiones la misma NC por no tener un buen control de las mismas?
• ¿Se han producido duplicidad de tareas de seguimiento de la efectividad de una AC por no haber identificado a tiempo las NC recurrentes?

Si en su caso la mayoría de estas preguntas se responden afirmativamente, debería plantearse que su organización funcionaría mejor si llevara a cabo una automatización de sus procesos.

La Plataforma Tecnológica ISOTools se encarga de realizar la automatización de los sistemas de gestión de las organizaciones, evitando pérdidas de tiempo y recursos.