GAP análisis ISO 9001 2015

En nuestro blog, ya hemos hablado sobre la metodología GAP para la identificación de brechas teniendo en consideración los requisitos de la nueva ISO 9001 2015.

Cuando hablamos de la metodología de análisis GAP, hay que saber que esta se basa en la identificación de las diferencias que existen entre la situación actual del Sistema de Gestión de la Calidad y aquella que se desea alcanzar en un futuro.  Es la mejor manera de conocer el esfuerzo que hay que llevar a cabo para adaptar la realidad a lo deseado, antes de iniciar el proceso.

Es una metodología que se puede aplicar sin ningún problema a los Sistemas de Gestión de la Calidad basados en la norma ISO 9001. Se trata de una manera de hacer frente a ciertas situaciones concretas como puede ser la actual necesidad de adaptación del SGC de la versión 2008 de la norma, a la nueva publicada en septiembre de 2015. Es una herramienta ayudan a las organizaciones durante la preparación de las auditorías internas y externas del Sistema de Gestión de la Calidad.

La metodología GAP también permite su aplicación en el entorno directivo, facilitando la toma de decisiones y la priorización y gestión de recursos y esfuerzo.

En organizaciones que van a iniciar el proceso de adaptación del SGC según los requisitos de la norma ISO 9001 de 2015 el Análisis GAP es fundamental, pero también lo es para aquellas que aún no cuentan con el SGC implementado y que lo van a hacer por primera vez.

Ahora nos gustaría mostrar un ejemplo sobre aplicación de la metodología  de Análisis GAP ISO 9001 de 2015 mediante la utilización del Software de ISOTools.

El ejemplo va a trata sobre una organización que cuenta con un tamaño mediano y que es del sector de servicios empresariales, como puede ser una consultora contable. Hemos seleccionado este tipo de organización sin ninguna intención en concreto, ya que la metodología se puede aplicar a empresas de cualquier tamaño o sector, se puede decir que su aplicación es “universal”.

Para ponernos en contexto, la empresa está certificada bajo la norma ISO 9001:2008 y actualmente se encuentra inmersa en el proceso de transición hacia la ISO 9001:2015, ya que cabe mencionar, que este certificado pierde su validez en marzo de 2016 y es necesario que esté preparada para cuando tenga lugar la auditoría externa.

Después de estudiar diversas metodologías, la consultora se decidió por llevar a cabo un análisis GAP y así saber qué debe hacer durante los meses de preparación para la auditoría y posterior certificación.

En un primer momento, ejecuta una evaluación a nivel directivo estimando la aplicabilidad y cumplimiento de los requerimientos establecidos en la norma ISO 9001. Este es el modo de proceder a la autoevaluación y empezar a ser conscientes de las brechas presentes en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Si nos centramos en el requisito 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la organización debe meditar sobre si ha definido las partes interesadas y sus requisitos, si se ha realizado el seguimiento y revisión de aquella información de interés sobre las partes interesadas.

Figura 1

Seguimos analizando el proceso que está llevando a cabo la consultora contable, en este caso está autoevaluando el cumplimiento del requisito 4 y de una parte del 5 del estándar ISO 9001. En ellos identifica una serie de oportunidades que le permitirán mejorar, al mismo tiempo que detecta ciertas fortalezas y observaciones a considerar en cada requisito.

Cuando el proceso termina, el resultado no es otro que un acercamiento a los niveles de cumplimiento de la empresa y así empezamos a crearnos una idea sobre cuál va a ser el GAP del Sistema de Gestión de la Calidad actual y el que debería estar implantado en marzo de 2016.

Figura 2

Con esta visión, la dirección aprueba la elaboración de un plan de actuación para iniciar la transición hacia la versión 2015 de la ISO 9001 y llega el momento de comenzar con la evaluación detallada.

En la versión detallada, se analiza cada uno de los requisitos para comprobar cuál es su nivel de cumplimiento y, en tal caso de tener acciones vinculadas con cada uno, evaluar su nivel de implementación para que de este modo se conozca el grado de madurez como está establecido en la ISO 9004.

Figura 3

Una vez finalizada la autoevaluación detallada y establecidas las preferencias de actuación, la organización define las acciones a implementar. Por ejemplo, para el requisito 4.2 determina efectuar una detección y evaluación de las partes interesadas de su organización y determinar métodos de comunicación para el establecimiento de los requerimientos de aplicación.

En el plan de acción, las actividades establecidas tienen sus fechas, los responsables, recursos y medidas de control y evaluación asignadas.

Este proceso de análisis interno prepara a las organizaciones para actuar, ya tiene el conocimiento de lo que debe hacer, cuándo y cuál es la finalidad.

La metodología de Análisis GAP ISO 9001 de 2015 ha facilitado a las organizaciones el trabajo de identificación de brechas, para delimitarlas, establecer el plan de acción y ejecutarlo teniendo siempre en cuenta las prioridades de la organización.

Software para NTP ISO 9001

ISOTools, el software para NTP ISO 9001, optimiza el Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001:2015 y simplifica el proceso de transición de ISO 9001 2008 a la ISO 9001 2015. Del mismo modo, colabora con las organizaciones a integrar la ISO-9001 con otras normas, como la ISO 14001 o la OHSAS 18001, de una forma sencilla gracias a su estructura modular.