Auditoría a proveedores

Desde hace unos años, existe un enorme interés por parte de la sociedad, las autoridades y las organizaciones por conocer el origen de los productos disponibles del mercado. Las organizaciones se plantean muchas preguntas sobre la calidad, seguridad, ética, ambiente, sostenibilidad y derechos humanos, entre otras. Por este motivo se realizan las auditorías de proveedores.

La tendencia aparece vinculada a la deslocalización cada vez mucho más frecuente de la producción de diferentes organizaciones. Las empresas han cambiado el paradigma de producción buscando una estructura de costes mucho más eficaces. La deslocalización de la producción por motivos económicos conlleva muchos tipos de riesgos, ya que en la mayoría de los casos, los países donde los costes de producción son menores porque tenga una legislación menos exigente, no garantizan el cumplimiento de las normas de los consumidores.

Por otro lado, la facilidad de acceso a la información y la rapidez con la que se encuentra divulgada en los medios de comunicación, en especial en las redes sociales, supone que las empresas empiecen a reflexionar sobre las consecuencias que tendría para la reputación y la imagen, en caso de que se hiciera pública una noticia sobre esto.

Trabajar en pro de una cadena de suministro transparente

Es necesario conocer cómo es la producción en países en vías de desarrollo. Esto requiere de un cuidado especial en cuanto a la sostenibilidad y derechos humanos por parte de la organización que subcontrata. La auditoría a la que se enfrentan las organizaciones no será el único reto.

Es relativamente común que los proveedores subcontraten a su vez, total o parcialmente, los encargos que reciben de sus clientes. En muchas ocasiones, las organizaciones no consideran necesario comprobar la producción de los proveedores y se producen escándalos con los subcontratados de las organizaciones proveedoras de las grandes marcas occidentales. Sin embargo, es indiscutible que la responsabilidad de estas marcas no se limita a su proveedor directo, sino que se extiende a todas las organizaciones y personas involucradas en la producción de cada una de las partes que componen un determinado artículo.

El origen de un producto es una información necesaria para muchos consumidores, especialmente en los casos en los que su procedencia o recorrido por la cadena de suministro se determinan por una característica intangible o difícil de verificar. Existen certificaciones de tercera parte que garantizan el origen de algunos productos.  En muchos casos, las organizaciones que subcontratan deben realizar la auditoría a proveedores y establecer mecanismos de verificación y control valiéndose de sus propios medios y según sus necesidades y requisitos.

Auditoría a proveedores

La auditoría a proveedores surge para satisfacer todas las necesidades específicas de una determinada empresa en las áreas más diversas. Sin embargo, pueden surgir dudas sobre la ejecución y funcionamiento. Algunos ejemplos son:

• ¿Cuánto va a costar auditar a nuestra cadena de proveedores?
• ¿Por dónde debemos comenzar?
• ¿Revelarán las auditorías problemas graves que nos veremos obligados a resolver?
• ¿No sería mejor posponer estas evaluaciones hasta que sean realmente necesarias?

La verdad es que los costes asociados al aplazamiento de auditorías a proveedores no son visibles ni predecibles. Aplicando una metáfora, podemos decir que son la parte no visible del iceberg. La parte visible corresponde a los costes de aplicar un programa de auditoría y verificación, además de los costes que pueden presupuestarse y contabilizarse fácilmente. La parte invisible es mucho más difícil de contabilizar porque aparte de los costes asociados a una posible deslocalización de la producción a otro país u otro proveedor, pueden existir otros costes mucho más difícil de cuantificar, como el daño en la imagen y la marca.

La importancia de las auditorías a proveedores:

La auditoría a proveedores es una evaluación periódica que se realiza a los proveedores, para comprobar el nivel de rendimiento de la cadena de suministro con vistas a una mejora continua de los productos y servicios o de cualquier otro parámetro que la empresa pretenda verificar. Fomentan la identificación de socios comerciales de confianza y ofrecen una respuesta a las dudas específicas sobre el rendimiento de la cadena de valor.

A lo largo de los últimos años han ido surgiendo diferentes tipos de auditorías a proveedores en función de objetivo del cliente. Esta diversificación se encuentra directamente relacionada con las tendencias mundiales en materia de consumo responsable por parte de la sociedad. Las auditorías a proveedores más frecuentes son las siguientes:

• Auditorías de calidad del producto. Puede incluir muestreos y pruebas de los productos para garantizar la conformidad con una característica determinada.
• Auditorías de trazabilidad en la cadena de valor para controlar la subcontratación por parte del proveedor y para certificar el origen del producto o subproducto.
• Auditorías ambientales para certificar si el proveedor cumple con todos los requisitos establecidos.
• Auditorías de seguridad alimentaria para garantizar el cumplimiento de los requisitos en toda la cadena de suministro.
• Auditoría de seguridad y salud en el trabajo con el fin de garantizar las condiciones de trabajo y minimizar los riesgos y los accidentes.
• Auditorías de responsabilidad social, se tiene en cuenta el impacto que se comenten en las operaciones del proveedor y su interacción con todas las partes interesadas.
• Auditorías de códigos de conducta internacional o específica de la organización, que pueden tener un enfoque ético, de responsabilidad social o ambiental entre otros.

Por lo tanto es evidente que el seguimiento y la monitorización de los proveedores localizados en cualquier parte del mundo son actividades esenciales para conseguir el éxito de la empresa global, pero es cierto que consumen tiempo y que las organizaciones no siempre disponen de recursos o de capacidad para poner en práctica un programa de verificación.

Beneficios para la organización cliente:

• Gestión del riesgo asociado al rendimiento de la cadena de suministro.
• Reducción de costes asociados a actividades de gestión de la cadena de suministro
• Reducción de los recursos internos relacionados con las actividades de gestión de la cadena de suministro.
• Evaluar de forma independiente a los profesionales competentes.

Software para auditoría

El Software ISOTools permite la gestión tanto de auditorías internas como externas, facilitando y agilizando esta labor. Con ISOTools es posible programar auditorías y planificar las acciones a seguir para cumplir con el cronograma establecido. No importa con cuales de las normas ISO estemos trabajando. En el caso de tener varios sistemas de gestión facilita la integración.