Importancia de las auditorías e inspecciones de terreno

La gestión de hallazgos, inspecciones y checklist a través de un software ayuda a las organizaciones a prevenir en gran medida la ocurrencia de accidentes e incidentes en los puestos de trabajo. Esta prevención se debe a que favorecen la detección de los accidentes e incidentes a tiempo.

A través de las inspecciones en terreno la organización lucha por lograr identificar y analizar las condiciones anómalas que pudiesen alterar el normal funcionamiento de la actividad organizativa. Algunas de estas condiciones anómalas pueden ser:

• Interrupciones en el funcionamiento normal de los procesos.
• Generación de imperfectos en los bienes.
• Enfermedades entre el personal.
• Daños producidos al medio ambiente.
• Accidentes laborales.

 

 

Para que el desarrollo de las inspecciones de trabajo pueda llegar a ser considerado como una herramienta de carácter preventivo, deben llevarse a cabo de forma sistemática. De esta manera, la empresa dispondrá de planes de acción a implementar en relación a las necesidades o prioridades que sean detectadas.

Gracias a las auditorías internas se lleva a cabo la evaluación de  los distintos procesos y procedimientos con el objetivo de identificar aquellos errores o incumplimiento de los requisitos exigidos por la normativa aplicable.

De esta manera, a través de la aplicación de estas herramientas, la empresa puede adelantarse en el funcionamiento. El objetivo es el de poder controlar y aplicar distintas acciones correctivas para evitar la aparición o repetición de los distintos fallos.

También le pude interesar la lectura de Inspecciones en terreno: Principales problemas.

 

Elaboración del checklist

A través del análisis de la situación de la organización, se consigue obtener la información requerida para la preparación de la lista de verificación. Esta lista de verificación permite que la auditoria se realice de una forma correcta y sirve también de base para la preparación previa a lo que es la auditoría en sí.

En ocasiones las listas de chequeo se detallan en mayor grado y se establecen métodos cuantificados para evaluar el resultado final de la auditoría. De esta forma se reduce la variabilidad de la auditoría, aunque siempre queda un componente de subjetividad, ya que la calificación a cada respuesta tiene que ser dada por el auditor.

El propósito del checklist es identificar y definir una buena directriz que le proporcione al auditor un camino lógico y coherente. Así como que al auditado le permita conocer previamente cuáles pueden ser las líneas maestras de la auditoría. El auditor puede y tiene el derecho de abordar cualquier tipo de cuestión que considere necesaria, aunque esta no se encuentre incluida en el checklist previo.

 

Beneficios

La elaboración del checklist tiene beneficios tanto para el auditor como para la organización que va a ser auditada.

Entre los beneficios que la elaboración de checklist ofrece al auditor encontramos:

• Sirve como guía básica para la auditoría.
• Permite la verificación, previamente a la auditoría, de cada uno de los aspectos importantes del sistema.
• Indica en cada una de las etapas y para cada uno de los elementos y áreas o departamentos a auditar, las comprobaciones a llevar a cabo, los documentos, los registros, las personas, etc.
• Permite ir anotando los resultados de la auditoría, de forma que no se pierda ningún dato.

Entre los beneficios que la elaboración del checklist ofrece a la organización auditada encontramos:

• Ofrece conocimiento de las líneas básicas por las que el auditor se va a guiar, facilitando de esta forma la comunicación y convirtiendo de la auditoría una verdadera herramienta de ayuda en la gestión del Sistema de Calidad.
• Es una muestra de la objetividad del auditor.

 

Modelo más utilizado

Podemos encontrar diferentes modelos de checklist de los que cualquiera de ellos puede ser válido cuando asegure el cumplimiento de los distintos parámetros que hemos visto anteriormente. Uno de los modelos de checklist más utilizados es aquel modelo que está formado por una lista de preguntas acerca de los diferentes elementos del Sistema de Gestión que se va a auditar.

• Lista de preguntas. En este supuesto, el auditor se guía por las distintas preguntas del cuestionario. Y, de acuerdo con las evidencias presentadas por el auditado y con su propio criterio, contesta sí, no ó no aplicable.
• Lista de actividades. El auditor se sirve de una lista de actividades que quiere auditar. Verifica para cada una de ellas si realmente se está llevando a cabo y además puntúa, en base a una escala concreta, el grado de adecuación y efectividad de dichas actividades.
• Diagrama de flujo. Es un checklist para llevar a cabo una auditoría por actividades o tareas. El auditor cuenta con un diagrama de flujo completo de la actividad en el que se indican cada uno de los elementos de dicha actividad para cada uno de los puntos críticos.

 

ISOTools Checklist

ISOTools Excellence ha desarrollado una nueva funcionalidad que permite a sus usuarios configurar distintos checklist para llevar a cabo las inspecciones en terreno y enviar mecanismos de levantamiento de no conformidades u oportunidades de mejora. Se encuentra pensada para que se puedan llevar a cabo auditorías en el terreno, inspecciones, manteamiento de equipos, verificar medidas, etc.