Proveedores y contratistas

La gestión responsable de los proveedores y contratistas es uno de los aspectos fundamentales de la prevención y mitigación de riesgos, ya que supone diferentes riesgos específicos y se encuentra vinculada con la generación del empleo o el desarrollo económico. Esta es una de las principales expectativas que tienen las comunidades.

Se dispone de una normativa y un sistema de gestión de la cadena de suministro que ofrece integridad en las diferentes relaciones que la empresa mantiene con los proveedores y contratistas con el fin de asegurarse de que dichos proveedores y contratistas mantengan el comportamiento que rige la organización. Según se establece en los criterios de actuación y las condiciones generales con nuestra cadena de compra y contratación, se persigue la integridad en cuanto a las relaciones que existen con la cadena de valor sobre el medio ambiente, la seguridad y los derechos humanos. Es necesario definir las distintas pautas de conducta que tienen que orientar la actuación de las organizaciones con las que mantenemos la relación. Para ampliar información, puede leer Auditorías a proveedores: ¿Es una herramienta para reducir el riesgo durante la cadena de valor?.

 

 

En función de las relaciones comerciales que son necesarias según el cumplimiento de los diferentes estándares, como puede ser el de seguridad, medio ambiente, comportamiento ético y de respeto a los derechos humanos que están vigentes en la normativa interna, cuando algún proveedor no es capaz de cumplir con todos los principios, no se encuentra autorizado a participar en peticiones de oferta, ni puede ser adjudicado. Las organizaciones deben superar el proceso de calificación según el nivel de criticidad, el servicio que suministra y el tipo de instalación en el que se deba realizar la actividad.

La estructura de nuestras condiciones generales de compras y subcontratistas verifica todo el proceso de la cadena de suministro, según los requisitos que solicitan las bases de la oferta, aspectos calificados y ponderados en la evaluación técnica, obligaciones contractuales, evaluación del desempeño, etc.

Según la difusión del código ético y la conducta de proveedores y contratistas, haciendo extensible el cumplimiento de los estándares éticos, sociales y ambientales.

Proceso de evaluación de los proveedores y contratistas

El sistema de gestión evalúa a los proveedores y contratistas para poder identificar los diferentes riesgos en las distintas etapas por las que pasa la relación comercial que establezcamos:

• Según el registro de proveedores, identificados según los diferentes bienes y servicios, además avanzamos en los requisitos que debe cumplir con todas las pautas de conducta que se recogen en el código de ética y conducta de proveedores.
• Durante la fase de calificación, se verifica la idoneidad del proveedor para el suministro de un bien o un servicio, se analizan los aspectos empresariales, financieros, técnicos, seguridad y salud, además de los derechos humanos.
• Durante la negociación del proveedor, incorporamos las condiciones generales de compras y contrataciones incluyendo la cláusula sobre sostenibilidad que el proveedor debe cumplir.

• Según la realización de los diferentes trabajos o durante la ejecución de los mismos, se lleva a cabo la evaluación del desempeño del proveedor, en que se tiene que analizar si el trabajo realizado por el proveedor cumple con todos los aspectos de gestión, calidad, seguridad, medio ambiente, etc.
• Los resultados que han sido obtenidos en las evaluaciones y teniendo en cuenta la necesidad del negocio, podemos decidir desarrollar a un proveedor, siguiendo diferentes alternativas que la normativa permite.
• Según se realizan trabajos, se realiza una evaluación del desempeño del proveedor, donde se analiza si el trabajo desempeñado por el proveedor cumple con todos los aspectos de gestión. Dicha evaluación ayuda a completar la información del proveedor y contratista durante el proceso de recalificación y sirve para establecer un proceso de valoración sistemática y documentada. Es necesario llevar a cabo una evaluación del desempeño anual en todos los proveedores de criticidad.
• Los resultados objetivos en la evaluación y teniendo en cuenta las necesidades del negocio, podemos decidir cómo es necesario desarrollar un proveedor, siguiendo diferentes alternativas en la normativa.

Proceso de calificación

Durante el proceso de calificación del proveedor se tratan de mitigar los riesgos que provienen del suministro, de la cadena de proveedores y de verificar la idoneidad del suministro de los diferentes bienes y servicios de una forma sostenible. El proceso tiene mayor o menor alcance según el presupuesto que se destine.

Es necesario definir todos los niveles de criticidad que tenemos en cuenta según el impacto en el suministro de los servicios. De esta forma, establecemos cuatro niveles de criticidad:

• Muy baja
• Baja
• Media
• Alta

Auditoría

Según el sistema de gestión es necesario realizar una auditoría y evaluar el desempeño necesario para identificar el riesgo social, ético o ambiental. Es necesario utilizar distintas herramientas de gestión de proveedores y contratistas a lo largo del proceso de compras.

Software ISO 9001

Para gestionar la ISO 9001 2015 y conseguir implementa un buen Sistema de Gestión de Calidad en la propia organización, existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que realizan este trabajo de automatización, aportando beneficios como resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, facilidad en la toma de decisiones, gestión del conocimiento o el ahorro de tiempos y costes entre otras funciones.