ISO 9001

En el proceso de transición entre la versión de la norma ISO 9001 del 2008 y la del año 2015 es de vital importancia contar con distintas herramientas de ayuda que permitan focalizar los esfuerzos de las organizaciones para asegurar el total cumplimiento de los requisitos de la nueva ISO 9001 2015 en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Cuando se produce un cambio en una normativa de ámbito internacional y con el calado a nivel mundial, como es el caso de la norma ISO9001 (según los datos de 2014 hay aproximadamente unos 1,14 millones de organizaciones certificadas en el mundo bajo dicho estándar), se visualiza una gran oleada de preguntas e inseguridades sobre cómo afrontar estos cambios de forma exitosa.

Se dan del mismo modo sugerencias y recomendaciones de diferentes ámbitos desde una perspectiva experta que intentan tranquilizar a todos los interesados.  Desde la ISOTools, nos gustaría aportar una recomendación para afrontar la transición a la nueva ISO 9001 2015 o la implantación directa del nuevo estándar, es decir, la metodología GAP Análisis.

Esta herramienta es un compendio de distintos elementos que van a poder conocer el escalón existente entre el desempeño actual en un Sistema de Gestión de la Calidad y los requisitos específicos por las normas ISO 9001 2015. Es una metodología de Diagnóstico, Priorización, Planificación y Reevaluación.

Existen diferentes versiones de esta herramienta:

• Una de ámbito directivo, que facilita el acercamiento inicial y de un elevado nivel a las necesidades. Se focaliza en los aspectos de diagnóstico y la priorización del input para tomar decisiones desde un punto de vista de alta dirección con respecto a la transición entre las normas.
• Se encuentra orientada a ayudar a los responsables y los líderes de calidad en el proceso de implantación de la nueva ISO 9001 2015. Se establece el diagnostico de forma detallada, es decir, de requisito en requisito, por lo que se establecen las prioridades y se detecta una mayor información. Además, se acompaña de un plan de acción y una evaluación que se destina a predecir el impacto de todas las acciones que se deben implantar, además se establece el grado de cumplimiento y la madurez en la que se ejecuta el plan de acción.

En ambas, se introduce la comparativa entre la ISO 9001:2008 y la ISO 9001:2015 siendo de enorme ayuda para las organizaciones que cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad implantada o que comienzan la implantación de la norma ISO-9001 2008 y tengan que hacer ahora el paso a la nueva norma.

En cualquier caso, el GAP Análisis es de aplicación también a la organización que no haya tenido contacto previo con el Sistema de Gestión de la Calidad, sólo que lo más probable es que su rotura sea mayor que la que pueda tener las empresas en dicho ámbito.

Para el GAP Análisis directo, cuenta con diferentes bloques o apartados de la norma mediante los que se reflexiona sobre el cumplimiento o no de las exigencias de la norma. Se ofrece una perspectiva en la que flaquea la empresa en el Sistema de Gestión de la Calidad respecto al estándar de referencia, la norma ISO 9001 2015 y determina donde deben concentrar sus esfuerzos para cumplir con ellos.

El GAP Análisis se centra en enfrentar cada uno de los requisitos de la versión del año 2015, con el nivel de cumplimiento de la empresa. Para ello, aporta ejemplos y referencias que ayudan a comprender todos los requisitos, además de detectar si nuestra empresa llega a cumplir o no, siendo necesaria la aportación de una evidencia de ello. Hasta este momento  podemos encontrar parte del diagnóstico y la detección de todas las necesidades.

Adicionalmente, permite valorar el grado de implementación de cada requisito de la norma ISO 9001, además de conocer el acercamiento a la excelencia en la empresa en cuanto a la gestión de la calidad. Esto se hace mediante la medición del grado de madurez de nuestra implementación de cada uno de los requisitos en los que se inspira en la escala que contempla la norma ISO 9004 en el anexo A utilizándose de herramienta de autoevaluación.

En dicho anexo A, se tiene como referencia 5 niveles de madurez en los que una empresa puede encontrarse en función de la eficiencia y la eficacia de su desempeño. En nivel más bajo es el 1 correspondiendo al nivel base y con eso se producen incrementos hasta llegar al nivel más alto que será el 5 en el que hablamos de las mejoras prácticas para un determinado criterio.

Para el GAP Análisis detallado, los niveles de madurez pueden tener correspondencia con porcentajes de cumplimiento:

• 0% No existente, no implementado
• 25% Establecido (y documentado)
• 50% Implementado (hay evidencias iniciales)
• 75% Mantenido (hay registros existentes)
• 100% En mejora continua (alto nivel de madurez)

Con ello, el valor asignado a la madurez del cumplimiento es un requisito, se establece cierto grado de cumplimiento de cada apartado de la norma ISO 9001 y, como consecuencia, se pueden fijar prioridades en cuanto a la focalización de esfuerzos del plan de acción a la implementación.

De aquí en adelante, se encuentran los elementos del plan de acción. Asociado a cada requisito o apartado, se pueden definir ciertas acciones, responsables, recursos y fechas, por lo que el GAP Análisis es también una herramienta de planificación sobre cómo transitar de la anterior versión de la norma a la nueva versión de la norma ISO 9001.

El elemento que se diferencia frente a otras herramientas es la posibilidad de contar con una reevaluación. Esta puede destinarse a predecir el impacto de la acción de implementar o establecer cierto grado de cumplimiento y madurez ejecutado en el plan de acción. En el primer caso, tendremos una visión de diferentes logros a alcanzar con las acciones propuestas y determinar si el esfuerzo a realizar merece la pena. En el segundo caso, existe el caso de cara a la auditoría si nos encontramos preparados para superarla.

Software ISO 9001

Para controlar este y otros aspectos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 una solución más que apreciable sería la automatización del mismo. Existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que realizan este trabajo de automatización, aportando beneficios como resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, impacto positivo en calidad, facilidad en la toma de decisiones, gestión del conocimiento o el ahorro de tiempos y costes.